Céline Ducos – Gérer son évènement sportif
LES ACTEURS DE L’OMBRE – Coup d’oeil sur les métiers qui font tourner le jeu
Dans cette première édition des acteurs de l’ombre, nous accueillons Céline Ducos, Responsable Événementiel du SU Agen, pour un échange sur la gestion d’un évènement sportif.
Pourriez-vous vous présenter et nous expliquer votre parcours professionnel ?
Je suis actuellement sur ma 15e année au sein de ce club, aujourd’hui en tant que Responsable Évènementiel. Je suis arrivée en 2010 en tant qu’Assistante Commerciale. En 2014, à la suite de la création du service événementiel, un poste m’a été proposé, j’ai commencé seule, puis j’ai été accompagnée d’une personne quelques années après avec le développement du nombre d’évènements.
Quelles sont vos missions quotidiennes au sein du SU Agen ?
Nous collaborons avec les entreprises, qu’elles soient partenaires ou non, pour organiser des événements et des réceptifs. Nous gérons aussi des évènements internes, notamment ceux du SUA Business Club qui propose des activités variées comme le golf, le poker ou des rendez-vous business.
Lors des jours de match, notre travail consiste à organiser les réceptifs partenaires et à s’assurer que tout se passe bien : relation avec les traiteurs, vignerons, fournisseurs de champagne, inventaires et livraisons. Nous gérons également les animations grand public, notamment en mettant en avant des associations sportives locales. Enfin, le service est en charge de la relation avec le speaker pour établir le déroulé du match.
Comment gérez-vous votre équipe et leurs missions ?
Avec mon alternante, je m’adapte à son rythme entreprise/école. Certaines missions, comme les animations de match, lui sont déléguées, mais je garde un œil dessus pour l’aider si besoin. Je veille à ce qu’elle touche à tout durant son alternance, en l’impliquant dans les devis, la gestion des relations et la partie commerciale.
De mon côté, j’ai des missions similaires aux siennes, avec en plus une dimension managériale et un suivi budgétaire. Mon style de management repose sur la collaboration en équipe, être à l’écoute auprès de chacun puis apporter des solutions en cas de blocage.
Quelles sont les étapes clés pour réussir un évènement ?
Les aspects comme l’organisation et l’anticipation sont essentiels pour prévenir les problèmes et gérer les imprévus. Personnellement, j’utilise beaucoup de to-do lists écrites. Nous faisons des points réguliers, notamment chaque lundi avec le Responsable Maintenance du stade, puis avec mon équipe pour organiser la semaine.
Nous travaillons étroitement avec le service commercial et le service grand public, ce qui facilite la gestion des évènements. L’équipe du SU Agen est composée d’une quinzaine de salariés, qui d’ailleurs fonctionne bien grâce à cette coordination.
Quels sont les aléas les plus courants lors d’un évènement ?
Plus nous avons de prestataires, plus le risque de problèmes augmente, qu’il s’agisse d’une multiprise manquante ou d’une panne de courant générale. Heureusement, la rénovation du stade en 2022 a réduit ces problèmes et a permis de se focaliser sur la prévention d’autres aléas extérieurs aux espaces.
Le stationnement est parfois une contrainte, le stade étant situé en centre-ville sans parking dédié. Nous faisons également face à des attentes élevées de nos partenaires, mais des espaces bien aménagés contribuent à leur satisfaction.
Nous essayons aussi de prendre en compte un maximum les retours de nos supporters et partenaires. En effet, pour les supporters, nous échangeons ou suivons leurs requêtes via les réseaux sociaux pour s’adapter aux mieux à leurs besoins. Pour les partenaires, le rôle des commerciaux consiste à tourner dans les espaces pour échanger et éventuellement recueillir des témoignages et avis. Ensuite, en début de semaine post-match les commerciaux ciblent deux trois partenaires de leurs portefeuilles, les contactent et échangent au sujet du dernier événement.
Comment alliez-vous contrainte budgétaire et innovation ?
Nous favorisons les prestataires locaux sur des bases de partenariat et/ou volontariat, comme avec nos pom-pom girls qui étaient volontaires pour nous faire des prestations en jour de match.
Les personnes de l’ombre jouent également un rôle primordial et permettent une bonne gestion du budget leur permettant ainsi de vivre l’expérience du SU Agen. Nous travaillons enfin sur des relations commerciales stratégiques qui permettent de réduire certains coûts. Cela permet d’offrir une belle vitrine pour les entreprises tout en restant dans les contraintes budgétaires.
Pouvez-vous partager un exemple de crise gérée et la façon dont vous l’avez surmontée ?
La période Covid a été particulièrement difficile, surtout avec les restrictions de regroupement qui ont malheureusement été combinées aux travaux de rénovation du stade. Nous avions parfois seulement un ou deux espaces disponibles à louer. Gérer l’événementiel dans ces conditions relevait du défi.
Nous sommes aussi le club qui a encaissé 34 défaites consécutives au niveau sportif, nous avons réussi à maintenir une saison événementielle solide, en répondant aux besoins des supporters et des partenaires. Cela illustre l’importance d’une bonne gestion et d’une vision à long terme pour le club et de réussir à dissocier un maximum évènement et résultat sportif.
Quels conseils donneriez-vous à un chargé d’évènementiel qui débute ?
Au début, les évènements peuvent être stressants. Connaître ses partenaires et ses prestataires permet de réduire cette pression. Il est crucial d’être présent le jour J, de rester disponible et d’établir une communication claire.
Plus vous êtes préparé en amont, plus l’évènement sera une réussite. Entourez-vous d’une équipe fiable et communiquez efficacement pour assurer le succès de vos missions !
